منشی گری یکی از مشاغل کلیدی و پراهمیت در هر سازمانی است که نقش بسیار مهمی در هماهنگی و مدیریت امور اداری و ارتباطات داخلی و خارجی دارد. اگرچه ممکن است این شغل در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما برای پیشرفت و موفقیت در آن نیازمند مجموعه‌ای از مهارت های خاص و دانش گسترده‌ای هستیم. در این مقاله قصد داریم به بررسی مهارت های مهم منشی گری برای پیشرفت در این شغل و معرفی بهترین آموزشگاه آموزش منشی گری بپردازیم.
منشی گری چیست؟
منشی‌گری یک شغل اداری است که نقش مهمی در مدیریت امور روزمره و ارتباطات داخلی یک سازمان دارد. منشی به عنوان یک پشتیبان اداری، مسئولیت های متعددی را بر عهده دارد که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. مدیریت ارتباطات
منشی ها باید بتوانند ارتباطات شفاهی و کتبی را به خوبی مدیریت کنند. این شامل پاسخگویی به تماس ها و ایمیل ها، برگزاری جلسات و هماهنگی برنامه های مدیریتی است.
2. مدیریت اسناد
منشی ها مسئولیت نگهداری و مدیریت اسناد و مدارک مهم سازمان را دارند، از جمله آرشیو کردن، ثبت و بروزرسانی اسناد.
3. پشتیبانی اداری
ارائه پشتیبانی به همکاران و مدیران در امور اداری، از جمله این پشتیبانی ها عبارتند از برنامه ریزی سفرها، مدیریت تقویم ها و برنامه ریزی جلسات.
4. مدیریت زمان
مدیریت زمان به منظور اولویت بندی و مدیریت بهینه زمان برای افراد دیگر، از جمله تنظیم برنامه ها و رویدا دها. می باشد.
5. مدیریت اطلاعات
جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری های مدیریتی از جمله دیگر وظایف یک منشی می باشد.
چگونه در منشی گری پیشرفت کنیم؟
منشی گری فراتر از یک شغل اداری ساده است؛ منشی گری در هر سازمانی نقش مهمی دارد که نیازمند مجموعه‌ای از مهارت های تخصصی و عمومی است. برای پیشرفت در این حرفه، باید مهارت هایی را که به شما امکان می دهند که در محیط کاری مدرن به خوبی عمل کنید، توسعه دهید. در ادامه موارد زیر به 10 مهارت طلایی برای پیشرفت در منشی گری اشاره خواهیم کرد:
1. مهارت های ارتباطی
منشی ها باید بتوانند به طور موثر با افراد درون و بیرون سازمان ارتباط برقرار کنند. مهارت های ارتباطی شامل نوشتن ایمیل ها، تهیه گزارش ها و مکالمه با همکاران و مشتریان است.
2. مهارت های فناوری اطلاعات
دانش کافی در استفاده از نرم‌افزار های دفتری از جمله Microsoft Office و تجهیزات مرتبط با دفتر مانند فکس و فتوکپی ضروری برای هر منشی است.
3. مدیریت زمان
توانایی اولویت بندی وظایف و مدیریت برنامه های کاری برای اطمینان از رعایت موعد ها و ضرب‌الاجل‌ها حیاتی است.
4. سازماندهی و برنامه ریزی
یک منشی باید بتواند اسناد و فایل ها را به خوبی سازماندهی کند و جلسات و رویداد ها را با دقت برنامه‌ریزی نماید.
5. حل مسئله و تفکر انتقادی
توانایی مواجهه با چالش ها و حل مسائل به صورت خلاقانه و منطقی برای یک منشی ضروری است.
6. دقت و توجه به جزئیات
در صورت عدم توجه به وظایف و بروز خطا ها می توانند بسیار هزینه بر باشند، بنابراین دقت در کار و توجه به جزئیات مهم است.
7. روابط عمومی بالا
توانایی برقراری روابط مثبت با همکاران و ایجاد یک محیط کاری همکارانه از اهمیت بالایی برخوردار است.
8. انعطاف پذیری
منشی‌ها باید بتوانند به سرعت با تغییرات سازمانی و فناوری های جدید و روز دنیا سازگار شوند.
9. فن بیان حرفه‌ای
رفتار و فن بیان حرفه‌ای و حفظ استاندارد های بالای اخلاقی در همه جنبه های کار ضروری است و این امر نقش بسیار مهمی در پیشرفت در زمینه منشی گری دارد.
10. رازداری
حفظ اطلاعات محرمانه و حریم خصوصی افراد و سازمان و محل کار بسیار مهم است و باید به دقت رعایت شود.
تفاوت منشی و دفتر دار
| ویژگی | منشی | دفتردار |
| تعریف وظیفه | مدیریت مکاتبات، پاسخگویی به تماس‌ها، تنظیم جلسات | مدیریت و نگهداری سوابق مالی و اداری |
| مهارت‌ها | مهارت‌های ارتباطی، مدیریت زمان، مهارت‌های اداری | مهارت‌های حسابداری، دقت بالا، مهارت‌های اداری |
| مسئولیت‌ها | برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، پاسخگویی به تماس‌ها | ثبت و نگهداری سوابق مالی و اداری، تهیه گزارشات |
| ابزارهای مورد استفاده | تلفن، ایمیل، نرم‌افزارهای اداری | نرم‌افزارهای حسابداری، اکسل، نرم‌افزارهای اداری |
| محل کار | دفتر مدیریت، واحدهای مختلف سازمان | دفتر حسابداری، واحد مالی |
| ارتباط با مشتریان | بالا | معمولا کم |
| مدرک تحصیلی مورد نیاز | دیپلم یا لیسانس در رشته‌های مرتبط | دیپلم یا لیسانس در حسابداری یا رشته‌های مرتبط |
| تمرکز کاری | مدیریت امور روزانه مدیران | مدیریت اسناد و سوابق مالی |
| ساعات کاری | معمولاً ساعات اداری | ممکن است گاهی خارج از ساعات اداری نیز کار کنند |
| ارتقاء شغلی | امکان ارتقاء به مدیر دفتر | امکان ارتقاء به مدیر مالی |
بهترین آکادمی مهارت های منشی گری حرفه ای
آموزشگاه بیست نگار به عنوان برجسته ترین آکادمی آموزش مهارت های منشی گری حرفه‌ای، با ارائه دوره های جامع و تخصصی، از جمله مدیریت ارتباطات، مدیریت زمان، تسلط بر نرم‌افزار های اداری، و همچنین آموزش مهارت های ارتباطی و حل مسئله، به عنوان منبع اصلی برای بهبود و توسعه مهارت های ویژه و خاص در حوزه منشی گری شناخته می شود. چنانچه به دنبال بهترین آکادمی مهارت های منشی گری حرفه ای را دارید پیشنهاد ما به شما مراجعه به آموزشگاه فنی و حرفه ای بیست نگار می باشد.
نتیجه گیری
منشی گری از جمله مشاغلی است که نیازمند مجموعه‌ای از مهارت های گوناگون و دانش تخصصی است. برای پیشرفت در این شغل، علاوه بر تسلط بر مهارت های پایه‌ای، باید به توسعه مداوم این مهارت ها و آشنایی با فناوری‌های جدید پرداخت. در این مقاله به طور مفصل در رابطه با نکات طلایی پیشرفت در زمینه منشی گری پرداختیم.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در رابطه به دوره های منشی گری و آموزش فن بیان در شهریار با آموزشگاه 20 نگار تماس حاصل نمایید.
